Ein Genehmiger wird wie folgt bestimmt:
Einkaufsbereiche werden in Form einer allgemeinen Struktur (z.B. Hauptmenü -> Organisation -> Strukturen) mit der Struktur-ID "PURCHASING_GROUPS" definiert. Knoten der Struktur stellen die einzelnen Einkaufsbereiche dar; einem Knoten werden ein zuständiger Mitarbeiter (per Drag&Drop in der Struktur) sowie entsprechende Bestellartikel (auch per Drag&Drop oder in der Bestellartikelmaske, Feld "EK-Bereich") zugeordnet.
Der Einkauf wird durch die Bedarfsanforderungen veranlasst Bestellungen auszulösen. Jeder Mitarbeiter des Betriebs kann Bedarfsanforderungen erstellen. Es werden drei Arten unterschieden:
Der Eigenbedarf muss von einem Vorgesetzen genehmigt werden. Kunden- sowie Lagerbedarfe werden automatisch genehmigt, wenn die Checkbox "Genehmigung" nicht markiert wurde. Genehmiger werden in dem Feld "Genehmigung" auf dem Bedarfsanforderungskopf aufgelistet.
Um eine Bedarfsanforderung vom Vorgesetzen genehmigen zu lassen oder direkt an den Einkauf weiterzuleiten muss sie gebucht werden. Die Buchung kann nicht automatisch erfolgen, da sonst der Genehmiger / Einkäufer die Bedarfsanforderung erhalten würde, bevor Sie vom Bearbeiter überprüft wurde.
Zu genehmigende Bedarfsanforderungen werden in die jeweiligen Genehmigungsordner verteilt (s. oben Genehmiger festlegen). Ein Genehmiger öffnet durch einen Doppelklick auf den Ordner die Liste "Zu genehmigender Bestellbedarf" und hat dort die Möglichkeit, die Bedarfsanforderungen anzuschauen, zu genehmigen oder abzulehnen.
Die genehmigten Bedarfsanforderungen werden automatisch an die verantwortlichen Einkaufsmitarbeiter (s. oben Einkaufsbereiche definieren) verteilt (Zugriff über z.B. Hauptmenü -> Tätigkeiten -> Einkauf -> Genehmigte Bedarfsanforderungen).
Der Einkaufsmitarbeiter sieht automatisch den zu bestellenden Bedarf seiner Einkaufsgebiete, kann aber auch auf die Einkaufsordner der anderen Sachbearbeiter zugreifen.
Der Bestellbedarf kann bei einem oder mehreren Lieferanten angefragt werden, der Bedarf kann auch direkt bestellt werden.