Dokumentenstamm

Beschreibung

Der Dokumentenstamm ClassiX® bietet die Möglichkeit digitale Dokumenten zu verwalten. Ein EDM (Elektronisches Dokumentenmanagement; Electronic Document Management) System beziehungsweise ein DMS (Dokumenten-Management-System)  ist in ClassiX® somit bereits integriert. Der Vorteil der integrierten Lösung ist die direkte Assoziation von Dokumenten und Belegen oder Stammdaten. Die Zeichnungen eines Artikels können somit direkt über die Teilemaske gepflegt werden und die zu einem Auftrag gehörenden Dokumenten können direkt mit dem ClassiX  Auftrag verknüpft werden.

Über die Beleghistorie können die Dokumenten mit Belegen assoziiert werden. Hier steht eine eigene Bearbeitungsmaske der Assoziationen zur Verfügung. In den Stammdaten gibt es hierfür die Lasche "Dokumente" wie beispielsweise in der Teilemaske.

 

Funktionalität

 

Definitionen

Dokumentverzeichnisobjekt

Ein Stammdokument ist das eigentliche Dokument. Es hält neben den Informationen wie Beschreibung, Typ, ... auch dem Pfad zu der Datei, egal ob diese sich in oder außerhalb der Datenbank befindet (siehe Datei Lokation). Nur in den Stammdaten kann der Dateiname und die u.U. gespeicherte Datei geändert werden. Diese Änderungen gelten dann automatisch für alle assoziierten Objekte. Dies ist vorgesehen für eventuell neue Dateiversionen o.ä.. Die Datei kann nun einmal im Stamm ausgetauscht werden und ist sofort bei jedem Objekt aktualisiert.

Dokumentverzeichnisreferenz

Wird ein Dokumentverzeichnisobjekt verwendet, also Beispielsweise mit einer Stamminformation verknüpft, so spricht man von dieser Verknüpfung als Dokumentverzeichnisreferenz. Öffnet man das Dokument dann aus der Stamminformation heraus, so erhält man nicht direkt das Dokumentverzeichnisobjekt. In der Dokumentverzeichnisreferenz diverse Informationen wie zum Beispiel die Beschreibung überschreiben, ohne dass das originale Dokumentverzeichnisobjekt beeinflusst wird. Das Dokument selber ist nicht pflegbar. Die Editiermasken der Referenz und des Stammdokumentes sind identisch, anhand des Fenstertitel kann man aber zum Beispiel erkennen, worum es sich handelt.

Über den Menüeintrag "Stamminformation bearbeiten" kann man von einer Referenz in das Dokumentverzeichnisobjekt springen.

Unterschied: Dokument - Dokumentverzeichnis

Ein Dokument ist zum Beispiel eine Zeichnung und/oder eine Datei welche zum Beispiel eine Teil oder eine Teilerolle beschreibt. Der Verweis auf diese Datei (DOC, PDF, CAD, ...) ist das Dokumentverzeichnis. Es beschreibt nicht nur wo sich diese Datei befindet (Datenbank, Serververzeichnis, ...) sondern beschreibt diese auch. (Typ, Attribute, Suchbegriffe)

Variantendokumentverzeichnis

Ein "normales" Dokument kann durch das Setzen der entsprechenden Checkbox zu einem Variantendokument werden, wodurch sich das Managen der Attribute verändert. Während bei den "einfachen" Dokumenten nur das Stammdokument die Möglichkeit besitzt eigene Attribute zu besitzen, können Attribute des referenzierten Variantendokumentes direkt bearbeitet werden.

Wird ein "einfaches" Dokument von einem Objekt referenziert, so kann man der Dokumentreferenz lediglich einen eigene Bezeichnung zuweisen. Alle weiteren Daten, inkl. der Attribute, werden vom Stammdokument angezeigt und können nicht spezifisch editiert werden. Ändert man zum Beispiel Attribute im Stammdokument ab, so werden diese Änderungen auch in allen Dokumentreferenzen angezeigt.

Wird ein Variantendokument von einem Objekt referenziert, so kann man in der Dokumentreferenz Attribute hinzufügen, entfernen und/oder bearbeiten. Die Attribute der Dokumentreferenz werden beim Erstellen der Referenz gemäß der Attribute des Stammdokumentes angelegt. Werden dem im Stammdokument jetzt Attribute verändert, so wird die Änderung nicht in die Dokumentreferenzen übernommen.

Ändert man ein Dokument in ein Variantendokument, oder umgekehrt, so sollte man sich auch über die folgen im Klaren sein. War das Dokument zum Beispiel ein Variantendokument, so werden alle Attribute der Dokumentreferenzen gelöscht!

 

Datei Lokation

Es gibt drei verschiedene Arten auf ein Dokument zu verweisen (Datei Lokation):

Lokale Datei (standardmäßig versteckt)

Speichern des lokalen Netzwerknamens (kann auch auf dem Client selbst über freigegebene Verzeichnisse sein)

Datenbank

Wird das Speichern in der Datenbank ausgewählt, so erscheint unter dem Dateinamen ein Button mit der Aufschrift „Datei auswählen“. Dieser ermöglicht, eine Datei auf der Festplatte zu suchen und auszuwählen. Diese Datei wird dann in die Datenbank kopiert und ihr Name ohne Pfad erscheint im Dateinamen-Eingabefeld. Beim Speichern des Dokumenteneintrages wird geprüft, ob die angegebene Datei gefunden werden kann. Ist die nicht der Fall, so erscheint eine Meldung und das Speichern wird abgebrochen. Es ist somit nicht möglich, Einträge ohne Dokument zu speichern.

Serververzeichnis

Es wird der Pfad zu einer Datei gespeichert, die in einem Verzeichnis auf dem Server liegt. Alternativ kann auch ein Ordner ausgewählt. Wird versucht den Dokumentindex zu öffnen, der auf einen Ordner verweist, so öffnet sich der entsprechenden Ordner im (Windows-)Explorer.

Über den Typ werden die Serververzeichnisse gespeichert. Dieser hier auswählbare Typ ist eine Struktur (Ordnungsbegriff) unter dem Hauptknoten DOCUMENT_TYPE. Unterhalb dieser Struktur werden nun alle möglichen Dokumentenarten mit Namen und Serverpfad (entweder ein Link durchs Intranet oder ein Server-Dateipfad über den Freigabenamen) als neue Unterordner angelegt.

Hierzu ein Beispiel für einen Unterordner:

Struktur-ID    : 001
Kurzname     : Schaltpläne
Beschreibung: http://intra/util/PDF-Documents/

Dieser Pfad wird dann gezogen, wenn ein Dokument dieses Typs angelegt wird. Liegt z.B. das Dokument MotorABC.pdf an dieser Stelle, braucht in das Dateinamenfeld in der Dokumentenverwaltungsmaske nur noch MotorABC.pdf eingegeben und der Typ Schaltpläne ausgewählt werden. Wenn dann dieses Dokument angezeigt werden soll, wird vom System der Pfad in der Struktur und der Dateiname zusammengesetzt und die dort gefundene Datei gestartet.

 

Merkmale eines Dokuments

Dem Dokument können weitere Merkmale hinzugefügt werden. Diese Merkmale werden bei Ausgabe des Dokuments (Vorschau, Drucken, Auffrischen) mit berücksichtigt.

 

Dokumente drucken

Die von dem Dokumentindex gehaltenen Dokumente können auf verschiedene Art und Weise gedruckt werden. Zum einen über den „Öffnen“ Button . Nach dem das Dokument geöffnet wurde, kann es aus dem Programm (Word, IE, AutoCAD Viewer, ...) heraus gedruckt werden.

Für in der Datenbank gespeicherte OLE Dokumente eröffnen sich aber noch andere Möglichkeiten. In der Lasche "OLE Dokument" kann man sich das Dokument sowohl ansehen als auch editieren. Außerdem kann hier auf Dokumentvariablen zurückgegriffen werden, über die das Dokument Informationen aus dem ClassiX® System auslesen kann. (Zum Aktualisieren der Variablen benutzen sie bitte den Auffrischen Button)

Die Buttons Drucken und Vorschau sind selbsterklärend.

 

Eingabefenster

Menü
Menüpunkt Beschreibung
Bearbeiten -
: Suchbegriffe -
: : Einfügen Suchbegriff einfügen
: : Entfernen Selektierten Suchbegriff entfernen
: Stamminformationen bearbeiten Wird im Eingabefenster gerade die Dokumentreferenz angezeigt, so kann man über diesen Menüpunkt in das Stammdokument springen.
: Merkmale -
: : Einfügen Merkmal einfügen
: : Bearbeiten Selektiertes Merkmal bearbeiten
: : Entfernen Selektiertes Merkmal entfernen
: Gültigkeit Gültigkeit festlegen
: Schließen Fenster schließen
Suchen Listenfenster aufrufen

Toolbar
Symbol Beschreibung
Neues Dokumentverzeichnis anlegen
Änderungen speichern
Dokumentverzeichnis löschen
Notizen anlegen/bearbeiten
Gültigkeit festlegen

Felder
Feld Beschreibung
Stammdaten
: Beschreibung Beschreibender Text des Dokumentes. Beim Anlegen wird dieser in die Suchbegriffe übernommen.
: Typ Ausgewählter Typ
: Suchbegriffe Eingefügte Suchbegriffe zum Auffinden des Dokumentverzeichnisses
: Variantendokumentverzeichnis Siehe Variantendokumentverzeichnis
: Datei Lokation -
: : Datei (Ordner) Siehe Datei Lokation
: : Datenbank
: : Serververzeichnis
: Assoziationen Auflistung der Assoziationen
Merkmale
Liste Auflistung der eingefügten Merkmale
OLE Dokument
  Eingebundenes OLE Dokument

Knöpfe
Knopf Beschreibung
OLE Dokument  
: Vorschau Das Dokument wird mit Ausgabe eventuell vorhandener Dokumentvariablen (Doc Variablen eines Word Dokuments) in einem Vorschaufenster angezeigt
: Drucken Das Dokument wird mit Ausgabe eventuell vorhandener Dokumentvariablen (Doc Variablen eines Word Dokuments) gedruckt
: Auffrischen Die Werte von eventuell vorhandenen Dokumentvariablen (Doc Variablen eines Word Dokuments) werden aktualisiert
Statusbar  
: OK Änderungen am Dokumentenverzeichnis werden gespeichert. Wenn keine Änderungen getätigt wurden ist der Knopf gesperrt.
: Neu Das Eingabefenster wird geleert.
: Löschen Das angezeigte Dokumentenverzeichnis wird gelöscht.
: Schließen Das Fenster wird geschlossen, ohne Änderungen zu speichern. Wenn Sie die Änderungen sichern wollen, so müssen Sie den Knopf "OK" drücken.

 

Listenfenster

Dient der Auflistung der Dokumentenverzeichnisse.

Menü
Menüpunkt Beschreibung
Optionen -
: Suche -
: : Suchvariante -
: : : Allgemein Normale Suche
: : : Erweiterte Suche Es können so genannte Wildcards für die Suche benutzt werden wie das * oder AND OR...

Toolbar
Symbol Beschreibung
Neues Dokumentenverzeichnis anlegen
Dokumentenverzeichnis bearbeiten
Dokumentenverzeichnis löschen
Dokumentenindexliste drucken

Suchfelder
Feld Beschreibung
Dateiname Nach Dateiname suchen
Suchbegriff Nach Suchbegriff suchen
Typ Nach Typ suchen

Knöpfe
Knopf Beschreibung
Bearbeiten Das aktuelle Dokumentenverzeichnis wird im Eingabefenster angezeigt.
Neu Ein leeres Eingabefenster wird geöffnet.
Löschen Das ausgewählte Dokumentenverzeichnis wird gelöscht.
Schließen Das Fenster wird geschlossen.

 

Selektionsfenster

Dieses Fenster dient der Selektion eines Dokumentenverzeichnisses.

Menü
Menüpunkt Beschreibung
Optionen -
: Suche -
: : Suchvariante -
: : : Allgemein  
: : : Erweiterte Suche  

Toolbar
Symbol Beschreibung
Neues Dokumentenverzeichnis anlegen
Dokumentenverzeichnis bearbeiten
Dokumentenverzeichnis löschen
Dokumentenindexliste drucken

Suchfelder
Feld Beschreibung
Dateiname Nach Dateiname suchen
Suchbegriff Nach Suchbegriff suchen
Typ Nach Typ suchen

Knöpfe
Knopf Beschreibung
OK Das selektierte Dokumentenverzeichnis wird übernommen.
Schließen Die Selektion wird abgebrochen.

 

Bedingtes Dokumentverzeichnis

Menü
Menüpunkt Beschreibung
Bearbeiten -
: Spalten -
: : Einfügen Spalten Neue Spalte einfügen
: : Bearbeiten Spalten Selektierte Spalte bearbeiten
: Einträge -
: : Dokument einfügen Über die Selektionsmaske kann ein neues Dokumentverzeichnis ausgewählt und somit ein neuer bedingter Eintrag angelegt werden.
: : Dokument entfernen Der selektierte Eintrag wird entfernt.
: : Eintrag duplizieren Der selektierte Eintrag wird dupliziert. Da sich anschließend hinter beiden Einträgen das gleiche Dokument verbirgt, ist das Duplizieren nur vor Variantendokumentverzeichnisse sinnvoll und wird somit auch nur für solche zugelassen. Anschließend können beide Einträge unterschiedliche Attribute halten und so wird das gleiche Dokument mit unterschiedlichen Werten gefüllt.
: : Dokument pflegen Die Dokumentverzeichnisreferenz wird geöffnet.
: : Dokument öffnen Das Dokument, welches sich hinter der Dokumentverzeichnisreferenz verbirgt, wird direkt geöffnet.

Felder
Feld Beschreibung
Liste  

 

Knöpfe
Knopf Beschreibung
Position des ausgewählten Listeneintrags verschieben.

 

Verwandte Themen

 

Technische Dokumentation

Pseudoklasse CX_DOCUMENT_INDEX::CX_EXPANDABLE

Felder: mlShortName (Dateiname)

StructureByID("DOCUMENT_TYPE").mlShortName = Typ

mlDescription (Prosa Beschreibung)

Group mit Radio

settings =1 Dateiverzeichnis zum Gucken über: „pfad+dateiname“ SystemObject Call(Execute)

settings =2 CX Datenbank (Verarbeitung abgucken bei bprhisto...)

settings =3 Dokumentserver (Über den Typen (Struktur DOCUMENT_TYPE) gespeichertes Server-Verzeichnis)

associations REL:MN zu associations

DROPPABLE alles CX_EXPANDABLE Inherited: erste Test mit CX_ITEM, gedroppte Objekte wrappen

Dokumentenstamm Basismodul

Modulname

docind.mod

Klassen

CX_DOCUMENT_INDEX

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       
       
       
 
Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
       

Dokumentenstamm Editiermodul

Modulname

dociedt.mod

Klassen

CX_DOCUMENT_INDEX

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       
       
       
 
Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
       
       
       

Dokumentenstamm Selektionsmodul

Modulname

docisel.mod

Klassen

CX_DOCUMENT_INDEX

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages
Message Parameter Funktion Security
       
       
       
 
Gesendete Messages
Message Parameter Funktion Empfangs-Modul